Términos y Condiciones de Mi planilla

1. Identificación de las partes y aceptación

1.1. Mi planilla es un servicio de José Daniel Man Castellanos, propietario de la empresa individual HARICODE, NIT 111018773, con domicilio en 5.ª avenida 26-30 B, zona 12, colonia La Reformita, ciudad de Guatemala, República de Guatemala (en adelante, «Haricode»).

1.2. Estos Términos forman un contrato entre Haricode y el patrono, persona individual o jurídica, que crea una cuenta en Mi planilla (el «Cliente»). Se celebran por medios electrónicos, y la aceptación expresa mediante casilla, botón o firma electrónica tiene plena validez conforme a la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas (Decreto 47-2008).

1.3. Haricode entrega copia íntegra de estos Términos y de la Política de Privacidad antes de la contratación, y conserva la fecha, la versión aceptada y los datos técnicos de la aceptación. Puedes descargarlos en cualquier momento desde el sitio del servicio.

1.4. Si un contrato firmado o una propuesta aceptada contiene condiciones particulares, estas prevalecen sobre estos Términos en lo que contradigan. La Política de Privacidad y, para clientes empresariales, el Acuerdo de Tratamiento de Datos, forman parte de este contrato.

2. Definiciones

2.1. Cliente: patrono, persona individual o jurídica, que usa Mi planilla para calcular las prestaciones de sus trabajadores.

2.2. Usuario Autorizado: persona a quien el Cliente da acceso bajo su cuenta.

2.3. Datos del Cliente: información que el Cliente o sus Usuarios Autorizados ingresan o generan en el Servicio, incluidos datos de terceros.

2.4. Datos de Uso: información técnica y de actividad sobre cómo se usa el Servicio, como conteos, fechas, funciones usadas y consumo frente a los límites del plan, sin el contenido de los Datos del Cliente.

2.5. Datos Agregados: estadísticas e indicadores que combinan información de varios clientes y que no identifican ni permiten identificar al Cliente, a sus usuarios ni a ninguna persona.

2.6. Servicio: Mi planilla, con sus sitios, aplicaciones, integraciones y actualizaciones.

3. El Servicio

3.1. Mi planilla es una herramienta gratuita de Rumbo, disponible en rumbosuite.com/planilla. Permite al Cliente registrar a sus trabajadores sin nombres, solo con puesto, salario, fecha de ingreso y tipo de relación laboral, para calcular aguinaldo, bonificación anual (bono 14), vacaciones, indemnización y cuotas del IGSS, generar documentos PDF y recibir recordatorios de fechas de pago.

3.2. Se ingresa con el correo del Cliente y un código de un solo uso enviado a ese correo. No se usan contraseñas.

3.3. Los cálculos son orientativos. Se basan en la información que ingresa el Cliente y en una lectura general del Código de Trabajo y de las leyes de aguinaldo, bonificación anual y seguridad social. No son asesoría legal, laboral, contable ni tributaria, y no consideran pactos individuales o colectivos, reglamentos internos, salarios variables ni situaciones particulares. El Cliente debe verificar cada monto con el Código de Trabajo, el Ministerio de Trabajo y Previsión Social (Mintrab), el IGSS o un profesional antes de pagar o de firmar un finiquito.

3.4. Mi planilla no presenta planillas ante el IGSS ni ante ninguna autoridad, no paga salarios y no sustituye las obligaciones del Cliente como patrono.

4. Capacidad, cuenta y seguridad de acceso

4.1. Para contratar debes ser mayor de 18 años y tener capacidad legal. Quien contrata por una organización declara tener facultades suficientes para obligarla.

4.2. El Cliente debe entregar información veraz, mantenerla actualizada y custodiar sus credenciales. Debe avisar sin demora a Haricode de cualquier acceso no autorizado.

4.3. El Cliente responde por los actos de sus Usuarios Autorizados y es quien define sus accesos y los retira cuando dejan de corresponder.

5. Precio, facturación y renovación

5.1. Mi planilla es gratuita. Si en el futuro se ofrecen funciones de pago, se informarán antes, serán opcionales y no quitarán sin aviso previo las funciones gratuitas que el Cliente ya usa.

5.2. Los precios no incluyen cargos que cobren terceros directamente, como bancos, operadores o Meta, salvo que la oferta aceptada diga lo contrario.

5.3. Si un cobro falla, Haricode avisará al Cliente y podrá suspender el Servicio conforme a la cláusula de suspensión. Un error de cobro imputable a Haricode se corrige con devolución o crédito, a elección del Cliente.

6. Retracto, cancelación y devoluciones

6.1. Retracto. El consumidor puede retractarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la contratación celebrada fuera de un establecimiento comercial, siempre que no haya hecho uso del Servicio; en ese caso se le restituye lo pagado (Decreto 006-2003, artículo 51).

6.2. Cancelación. El Cliente puede dejar de usar Mi planilla en cualquier momento y pedir que se borre su cuenta con todos sus registros escribiendo a hola@haricode.tech o desde la opción de borrar cuenta, si está disponible.

6.3. Salvo retracto, error de cobro, incumplimiento de Haricode, o cancelación por cambio de condiciones, los periodos ya iniciados y las implementaciones ya ejecutadas no son reembolsables. Esto no limita ningún derecho irrenunciable del consumidor.

7. Uso aceptable

7.1. El Cliente se obliga a no: (a) infringir leyes o derechos de terceros; (b) ingresar datos personales sin un fundamento válido o sin la información y los consentimientos que correspondan; (c) enviar comunicaciones engañosas o no solicitadas; (d) cargar código malicioso, sondear o eludir las medidas de seguridad; (e) acceder a datos o cuentas ajenas; (f) revender el Servicio sin autorización escrita; (g) copiar, descompilar o extraer el Servicio, salvo lo permitido por ley imperativa; (h) usar el Servicio para desarrollar un producto competidor mediante extracción masiva.

7.2. El Cliente se obliga a no registrar nombres, números de DPI, números de afiliación al IGSS, datos de salud ni otros datos que identifiquen a sus trabajadores en ningún campo que se envíe a Haricode.

7.3. El Cliente solo debe registrar trabajadores propios o de un patrono que lo haya autorizado a hacerlo.

8. Datos de los trabajadores

8.1. La información de los trabajadores es de terceros. El Cliente declara que tiene base legítima para registrarla, por la relación laboral que lo une con ellos, y es el responsable de esos datos frente a sus trabajadores, incluido informarles cuando corresponda. Haricode trata esos datos solo para prestar el Servicio y, si el Cliente lo acepta, para las estadísticas descritas abajo.

8.2. Aunque no se registren nombres, en un negocio pequeño un puesto, un salario y una fecha de ingreso pueden señalar a una persona. Por eso Haricode trata esta información con el mismo cuidado que un dato personal y no intenta identificar a ningún trabajador.

8.3. Las etiquetas o apodos que el Cliente ponga a cada trabajador para reconocerlo se guardan solo en el almacenamiento local de su navegador y no se envían a Haricode. Si el Cliente borra los datos del navegador o cambia de equipo, esas etiquetas se pierden.

8.4. Haricode no conserva copia de los PDF generados; el Cliente puede volver a generarlos mientras su cuenta exista.

9. Recordatorios y contacto comercial

9.1. Haricode enviará al correo del Cliente recordatorios de fechas de pago de prestaciones y avisos sobre su cuenta. El Cliente puede desactivar los recordatorios en cualquier momento.

9.2. Haricode puede contactar al Cliente para ofrecerle Rumbo u otros servicios de Haricode. Cada mensaje comercial incluye una forma sencilla de darse de baja, y la baja se respeta sin afectar el uso gratuito de Mi planilla.

10. Datos del Cliente y confidencialidad

10.1. Los Datos del Cliente son del Cliente. Haricode los usa para prestar, proteger, dar soporte y mejorar el Servicio, según sus instrucciones y lo previsto en la Política de Privacidad. No los vende, no los licencia y no los entrega a terceros para fines propios de estos.

10.2. Respecto de datos de terceros, el Cliente decide su finalidad y es el responsable de informar a sus titulares y de contar con fundamento para tratarlos. Haricode actúa por cuenta del Cliente.

10.3. Datos de Uso. Haricode puede usar los Datos de Uso para operar, facturar, dar soporte y mejorar el Servicio, y para avisar al Cliente cuando se acerque a los límites de su plan u ofrecerle el plan o las funciones que le correspondan.

10.4. Datos Agregados. Haricode puede elaborar Datos Agregados para mejorar el Servicio, mostrar al Cliente comparativos de su desempeño frente a su sector y publicar estudios. Al hacerlo: (a) cada cifra que se muestre a otro cliente o se publique combinará información de al menos 5 clientes distintos; (b) no se incluirán nombres, contenido de mensajes, documentos ni datos sensibles; (c) no se intentará volver a identificar a nadie; y (d) nunca se venderán ni licenciarán a terceros datos a nivel de un cliente o de una persona.

10.5. En Mi planilla, las estadísticas de salarios por puesto, municipio u otros criterios se elaboran solo con la información de los Clientes que marcan la casilla de consentimiento expreso para ello. La casilla no viene marcada, no es condición para usar el Servicio y puede retirarse en cualquier momento; desde entonces la información del Cliente deja de incluirse en cálculos nuevos.

10.6. Cada cifra de salarios que se muestre o publique combinará información de al menos 5 empresas distintas, y no solo de 5 trabajadores. Nunca se mostrarán ni publicarán los datos de una empresa ni de un trabajador, ni cifras que permitan deducirlos.

10.7. El Cliente puede pedir por escrito, en cualquier momento, que su información no se incluya en Datos Agregados futuros. Haricode lo aplicará dentro de 30 días, sin costo ni efecto en su plan.

10.8. Las facultades sobre Datos de Uso y Datos Agregados aplican a la información generada desde la entrada en vigor de esta versión de los Términos.

10.9. Cada parte guarda reserva de la información confidencial de la otra durante el contrato y cinco años después, y sin límite de tiempo para datos de salud y secretos empresariales mientras conserven ese carácter. Se exceptúa lo que sea público sin culpa de la parte receptora, lo que esta ya conocía legítimamente, y lo que una autoridad competente ordene; en este último caso se avisará a la otra parte, si la ley lo permite.

11. Servicios de terceros

11.1. El Servicio depende de proveedores como nube, mensajería, pasarelas de pago e inteligencia artificial, identificados en la Política de Privacidad. Si el Cliente conecta un servicio de tercero, su relación con ese tercero se rige por las condiciones de este.

11.2. Haricode no responde por cambios, suspensiones, tarifas o bloqueos que decida un tercero, incluido el cierre de una cuenta o número de WhatsApp por Meta, pero hará esfuerzos razonables para ayudar a resolverlos. Esto no exime a Haricode de responder por sus propios incumplimientos.

12. Inteligencia artificial

12.1. Mi planilla calcula con fórmulas predefinidas. No usa inteligencia artificial para tomar decisiones sobre el Cliente ni sobre sus trabajadores.

12.2. Los resultados de la IA son probabilísticos y pueden contener errores. El Cliente debe revisarlos antes de basar en ellos una decisión con efectos importantes para una persona.

12.3. Haricode no entrena modelos propios ni autoriza a sus proveedores a entrenar modelos con los Datos del Cliente.

13. Propiedad intelectual

13.1. Mi planilla, su código, diseño, marcas y mejoras son de Haricode o de sus licenciantes. Se concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el Servicio mientras el contrato esté vigente.

13.2. Las marcas y contenidos del Cliente siguen siendo suyos. El Cliente autoriza a Haricode a usarlos solo en lo necesario para prestar el Servicio. Mencionar al Cliente como referencia comercial requiere su autorización previa.

13.3. Si el Cliente envía sugerencias, Haricode puede usarlas sin obligación alguna, sin revelar información confidencial del Cliente.

14. Disponibilidad y soporte

14.1. Haricode procura mantener el Servicio disponible de forma continua y prestar soporte en horario hábil de Guatemala por correo. Puede realizar mantenimientos, y procurará avisar con antelación los que sean programados y relevantes.

14.2. No se ofrece un nivel de disponibilidad garantizado, salvo que conste por escrito en un contrato o anexo de servicio.

14.3. El Cliente es responsable de mantener un plan de continuidad acorde a su actividad para el caso de interrupciones.

15. Garantías

15.1. Haricode declara que prestará el Servicio con la diligencia profesional razonable y conforme a la descripción publicada.

15.2. En lo que la ley permita, el Servicio se ofrece sin más garantías que las previstas aquí. Haricode no garantiza resultados comerciales o de ventas, ni que el Servicio esté libre de errores.

16. Responsabilidad

16.1. En lo que la ley permita, ninguna parte responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades o daños indirectos que no sean consecuencia inmediata y directa del incumplimiento.

16.2. En lo que la ley permita, la responsabilidad total de Haricode por cada reclamación o serie de reclamaciones vinculadas se limita al monto pagado por el Cliente por el Servicio en los doce meses anteriores al hecho. En cuentas sin pago, a US$100.

16.3. Estos límites no aplican al dolo, a la culpa grave, a daños a la vida o integridad de las personas, ni a los casos en que la ley no admita limitación. Tampoco privan al consumidor de su derecho a reparación por deficiencias que afecten la utilidad o finalidad esenciales del Servicio.

16.4. Ninguna parte responde por incumplimientos causados por caso fortuito o fuerza mayor, incluidas fallas generalizadas de energía, de internet o de proveedores esenciales fuera de su control razonable.

17. Indemnidad

17.1. El Cliente mantendrá indemne a Haricode frente a reclamaciones de terceros o sanciones causadas por: (a) los Datos del Cliente; (b) su falta de fundamento o de consentimiento para tratarlos o contactar a personas; (c) su actividad profesional o comercial; o (d) el incumplimiento del uso aceptable. Haricode avisará con prontitud y permitirá al Cliente participar en la defensa.

17.2. Haricode mantendrá indemne al Cliente frente a reclamaciones de terceros que aleguen que el Servicio, usado conforme a este contrato, infringe sus derechos de propiedad intelectual. No aplica a contenido del Cliente ni a combinaciones que Haricode no haya autorizado.

18. Suspensión y terminación

18.1. Haricode puede suspender el acceso, en lo mínimo necesario, ante falta de pago tras aviso, riesgo de seguridad, uso contrario a estos Términos, u orden de autoridad. Salvo urgencia, avisará antes y dará oportunidad razonable de corregir.

18.2. Cualquiera de las partes puede terminar el contrato por incumplimiento esencial de la otra que no se corrija dentro de 15 días desde el aviso escrito.

18.3. Al borrar la cuenta, a pedido del Cliente o por inactividad, Haricode elimina de sus sistemas activos la cuenta y los registros de trabajadores; las copias de seguridad expiran según la Política de Privacidad. Antes de pedir el borrado, el Cliente puede descargar los PDF que necesite.

18.4. Sobreviven a la terminación las cláusulas que por su naturaleza deban subsistir: confidencialidad, propiedad intelectual, responsabilidad, indemnidad, ley aplicable y obligaciones de pago vencidas.

19. Cambios al Servicio y a estos Términos

19.1. Haricode puede actualizar funciones del Servicio sin reducir de forma sustancial sus prestaciones esenciales.

19.2. Un cambio sustancial a estos Términos o a los precios se avisa con al menos 30 días de anticipación por correo o dentro del Servicio. Si el Cliente no está de acuerdo puede terminar el contrato antes de la fecha de entrada en vigor, sin penalidad y con devolución de la parte no consumida de lo prepagado. Si lo acepta expresamente o conserva el plan tras esa fecha, habiendo sido informado de este derecho, el cambio aplica desde el siguiente periodo.

19.3. Los cambios exigidos por ley o por seguridad pueden aplicarse antes, con aviso tan pronto sea posible.

20. Comunicaciones

20.1. Los avisos a Haricode se envían a hola@haricode.tech; los avisos al Cliente, al correo o medio registrado en su cuenta. El Cliente acepta recibir por esa vía comunicaciones operativas y de facturación.

20.2. Los mensajes comerciales de Haricode por correo pueden rechazarse en cualquier momento, y esa decisión se respeta.

20.3. Consultas y reclamos: hola@haricode.tech y +502 4723 6649. Haricode responde en un plazo razonable no mayor de 15 días hábiles.

21. Disposiciones generales

21.1. El Cliente no puede ceder este contrato sin autorización escrita. Haricode puede cederlo a una sociedad que continúe el negocio, incluida la que constituya su propietario, con aviso previo, y el Cliente podrá terminar sin penalidad si la cesión le perjudica de forma sustancial.

21.2. Si una cláusula resulta nula, las demás subsisten. No ejercer un derecho no implica renunciar a él. En caso de duda, este contrato se interpreta en el sentido más favorable al consumidor o usuario cuando la ley así lo disponga.

21.3. Los títulos son solo orientativos. Este contrato está redactado en español, idioma que prevalece sobre cualquier traducción.

22. Ley aplicable y solución de controversias

22.1. Este contrato se rige por las leyes de la República de Guatemala.

22.2. Las partes procurarán resolver cualquier controversia de buena fe dentro de 30 días desde el aviso escrito. De no lograrlo, se someten a los tribunales competentes del departamento de Guatemala.

22.3. Nada de lo anterior limita el derecho del consumidor o usuario de acudir a la Dirección de Atención y Asistencia al Consumidor (DIACO) o a las autoridades competentes.